RGPD y recepcionistas virtuales con IA: lo que debe saber un autónomo

¿Quién es quién?

Cuando un cliente te llama y le atiende una recepcionista virtual, los datos que da (nombre, teléfono, lo que necesita) son datos personales. Tu negocio decide para qué se usan: eres el responsable del tratamiento.

El proveedor los trata por tu cuenta para prestarte el servicio: es encargado del tratamiento. Y él, a su vez, usa otros proveedores para la telefonía, la voz o el alojamiento: son subencargados.

¿Qué contrato necesito?

El artículo 28 del RGPD exige un contrato de encargo entre tu negocio y el proveedor: qué datos trata, para qué, con qué medidas de seguridad, con qué subencargados y qué hace con ellos al terminar. Muchos proveedores lo incluyen en sus condiciones del servicio; comprueba que está.

¿Tengo que informar a quien llama?

Sí. El artículo 13 obliga a informar a quien da sus datos de quién los trata, para qué y cómo ejercer sus derechos. Puede hacerse por capas: una frase breve y un sitio donde ampliar, como la política de privacidad de tu web.

¿Y los datos de salud?

Si tienes una clínica o una consulta, lo que cuenta un paciente sobre su dolencia es un dato de salud, una categoría especial del artículo 9. Pide que se recoja solo lo imprescindible y comprueba dónde acaba: por ejemplo, que el motivo de la consulta no se copie en un calendario compartido.

¿Qué preguntar al proveedor?

• ¿Firmamos contrato de encargo del tratamiento (artículo 28)?
• ¿Se graba el audio de las llamadas?
• ¿Qué se guarda y durante cuánto tiempo?
• ¿Dónde están los datos y qué subencargados hay? ¿Hay transferencias fuera del Espacio Económico Europeo y con qué garantías?
• ¿Puedo exportar mis datos y eliminar mi cuenta?
• ¿Quién de mi equipo puede leer los avisos?

¿Cómo lo hace Anotalia?

• Actúa como encargado del tratamiento; el contrato de encargo está en sus condiciones del servicio.
• No graba el audio: guarda la transcripción y el aviso.
• Anonimiza los avisos a los 24 meses.
• La base de datos está en Madrid; la política de privacidad publica todos los subencargados y las garantías de cada transferencia.
• Desde la app puedes exportar tus datos o eliminar tu cuenta.